At arbejde med dokumenter og billeder i digital form er essentielt i dagens verden. Ofte står man dog med fysiske udskrifter, billeder eller dokumenter, som man ønsker at integrere i et digitalt dokument, for eksempel i Microsoft Word. Processen med at få indhold fra en fysisk kilde, såsom en scanner eller et kamera, ind i Word kan virke uoverskuelig, men den er faktisk ret ligetil, når man kender de rette metoder. Denne artikel vil guide dig gennem de forskellige måder, du kan importere både billeder og tekst fra scannede dokumenter ind i dit Word-dokument.
Før du begynder, er det vigtigt at sikre, at din scanner, multifunktionsprinter, kopimaskine med scan-funktion eller dit digitale kamera er klar til brug. Hvis du har problemer med at tilslutte din scanner til din computer, anbefales det at besøge producentens support-website for specifikke instruktioner for din enhed.
Import af scannede billeder til Word
Hvis dit mål er at indsætte et billede eller en illustration, som du har scannet eller fotograferet, direkte ind i dit Word-dokument som et uændret billede, er processen enkel. Dette er ideelt, hvis du har et foto, en tegning, en underskrift eller et dokument, hvor udseendet er vigtigere end indholdet.
De grundlæggende trin er:
- Scan eller tag et billede: Brug din scanner til at scanne dokumentet eller billedet. Alternativt kan du bruge et digitalt kamera eller din smartphone til at tage et klart billede af det fysiske materiale. Sørg for god belysning og en stabil hånd for at få den bedste kvalitet.
- Gem billedet: Når du har scannet eller taget billedet, skal du gemme det på din computer i et standard billedformat. Populære og bredt understøttede formater inkluderer .JPG, .PNG eller .GIF. Vælg et format, der passer bedst til dit behov – JPG er godt til fotografier, mens PNG understøtter gennemsigtighed og er god til grafik med skarpe kanter. Gem filen i en mappe, som du nemt kan finde igen.
- Indsæt billedet i Word: Åbn dit Word-dokument, og placer din markør der, hvor billedet skal indsættes. Gå til fanen 'Indsæt' i båndet øverst i Word-vinduet. Klik på 'Billeder'. Naviger til den mappe, hvor du gemte dit scannede billede, vælg filen, og klik på 'Indsæt'.
Dit scannede billede vil nu blive indsat i Word-dokumentet. Du kan derefter justere størrelse, placering og layout ved hjælp af billedværktøjerne i Word.
Import af scannet tekst til Word (OCR - Optisk Karaktergenkendelse)
At få tekst fra et scannet dokument ind i Word, så teksten er redigerbar, er en lidt anden proces, der involverer det, der kaldes Optisk Karaktergenkendelse (OCR). OCR-software analyserer billedet af teksten og konverterer det til digital, redigerbar tekst.
Der er flere effektive metoder til at opnå dette:
Brug af Microsoft Lens App (Anbefalet)
Den bedste og mest strømlinede måde at scanne et dokument med tekst ind i Microsoft Word som et redigerbart dokument er ved at bruge den gratis Microsoft Lens app på din smartphone eller tablet. Microsoft Lens er designet specifikt til at fange dokumenter og tavler med enhedens kamera og kan gemme resultatet direkte i forskellige formater, herunder Word (.docx) som redigerbar tekst.
Sådan fungerer det typisk:
- Download Microsoft Lens: Appen er tilgængelig gratis for iPhone, Android og (tidligere) Windows Phone. Hent og installer den på din enhed.
- Scan dokumentet: Åbn appen, og brug kameraet til at 'scanne' dit dokument. Appen registrerer automatisk kanterne på dokumentet og retter perspektivet op for at give en klar og læselig 'scanning'.
- Gem som Word: Når du er tilfreds med scanningen, vælger du at gemme den. Vælg 'Word (.docx)' som outputformat. Microsoft Lens vil derefter udføre OCR og gemme dokumentet direkte til din OneDrive-konto (hvis du er logget ind) eller dele det, så du kan åbne det på din computer i Word.
Fordelen ved Microsoft Lens er, at den er optimeret til mobil scanning og direkte konvertering til redigerbar Word-tekst, hvilket ofte giver gode resultater.
Åbn en scannet PDF i Word
Hvis du ikke ønsker at bruge en mobil app som Microsoft Lens, er den næstbedste mulighed at scanne dit dokument til en PDF-fil ved hjælp af din scanners egen software. De fleste scannere leveres med software, der tillader dig at scanne direkte til PDF.
Når du har scannet dokumentet til en PDF-fil på din computer, kan du åbne denne PDF direkte i Microsoft Word:
- Scan til PDF: Brug din scanners software til at scanne dokumentet og gemme det som en PDF-fil på din computer.
- Åbn PDF'en i Word: Åbn Microsoft Word. Gå til 'Filer' > 'Åbn'. Naviger til den placering, hvor du gemte din scannede PDF-fil, og vælg den.
- Bekræft konvertering: Når du forsøger at åbne en PDF, vil Word vise en dialogboks, der informerer dig om, at Word vil forsøge at importere teksten fra PDF-filen og konvertere den til et redigerbart Word-dokument. Klik på 'OK' for at bekræfte.
Word vil derefter forsøge at konvertere PDF'en. Word gør sit bedste for at bevare formateringen af teksten, som den fremstod i PDF'en. Det er dog vigtigt at bemærke, at komplekse layout, mange kolonner, tabeller eller grafik i PDF'en kan resultere i, at den importerede tekst i Word ikke ser præcis ud som originalen. Du skal muligvis foretage en del oprydning og formatering efter importen.
Brug af scannerens egen OCR-software
En tredje mulighed er, at din scanner kan være leveret med sin egen software, der inkluderer en OCR-funktion. Denne software kan ofte scanne et dokument og konvertere teksten direkte til et redigerbart format, som du derefter kan gemme og åbne i Word.
Hvis du er usikker på, om din scanner har denne funktion, eller hvordan den bruges, skal du tjekke dokumentationen, der fulgte med din enhed, eller kontakte producenten for mere information.
Nøjagtighed af OCR og Vigtigheden af Korrekturlæsning
Uanset hvilken metode du bruger til at konvertere scannet tekst til redigerbar tekst i Word, er det afgørende at forstå, at nøjagtigheden af tekstgenkendelsen (OCR) afhænger stærkt af kvaliteten af scanningen og klarheden af den tekst, du scanner.
- Scan kvalitet: En højopløsningsscanning med god kontrast og uden skygger eller skævheder vil give langt bedre OCR-resultater end en dårlig scanning.
- Tekst type: Maskinskrevet eller trykt tekst genkendes generelt meget bedre end håndskrevet tekst. Håndskrevet tekst genkendes sjældent korrekt, hvis overhovedet, af standard OCR-software.
- Skrifttype og layout: Usædvanlige skrifttyper, meget små bogstaver, tæt afstand mellem linjer eller komplekse layout kan reducere OCR-nøjagtigheden.
På grund af disse faktorer er det altid nødvendigt at korrekturlæse teksten omhyggeligt efter at have importeret den til Word. Sammenlign den importerede tekst med det originale scannede dokument for at identificere og rette eventuelle fejl i genkendelsen. Dette sikrer, at dit endelige Word-dokument er præcist.
Sammenligning af metoder til tekstimport
| Metode | Output | Brugervenlighed | Nøjagtighed (afhænger af kilde) | Ideel til |
|---|---|---|---|---|
| Microsoft Lens App | Redigerbar Word-tekst | Høj (mobiloptimeret) | God til trykt tekst | Hurtig mobil scanning, direkte til Word |
| Åbn scannet PDF i Word | Redigerbar Word-tekst (med potentiel formateringsændring) | Medium (kræver scanner software først) | God til trykt tekst | Hvis du allerede scanner til PDF, eller ikke vil bruge mobil app |
| Scannerens egen OCR-software | Varierer (ofte redigerbar tekst) | Varierer (afhænger af software) | Varierer (afhænger af software) | Hvis din scanner har indbygget, god OCR |
Som tabellen viser, tilbyder hver metode sine egne fordele. Microsoft Lens er ofte den mest bekvemme for mobilbrugere, der ønsker redigerbar tekst hurtigt. Åbning af PDF i Word er en god løsning, hvis du allerede arbejder med PDF'er fra din scanner. Scannerens egen software kan være kraftfuld, hvis den har robust OCR indbygget.
Ofte Stillede Spørgsmål om Scanning til Word
Her er svar på nogle almindelige spørgsmål vedrørende import af scannet indhold til Word:
Kan jeg scanne håndskrevet tekst til redigerbar tekst i Word?
Generelt nej. Standard OCR-software, herunder den, der bruges, når du åbner en PDF i Word eller via Microsoft Lens, har meget svært ved at genkende håndskrevet tekst med pålidelighed. Resultaterne vil typisk være fyldt med fejl. OCR fungerer bedst med trykt eller maskinskrevet tekst.
Hvorfor ser formateringen anderledes ud, når jeg åbner en scannet PDF i Word?
Word forsøger at konvertere PDF'ens layout til et Word-format, men PDF og Word er forskellige dokumenttyper med forskellige måder at håndtere layout på. Komplekse elementer som tabeller, tekstbokse, kolonner og usædvanlige skrifttyper kan ofte ikke konverteres perfekt, hvilket resulterer i ændringer i formateringen. Du skal forvente at skulle justere layoutet manuelt i Word.
Er Microsoft Lens virkelig bedre end at scanne direkte fra min scanner?
Til at få redigerbar tekst ind i Word fra et fysisk dokument, især hvis du er på farten, er Microsoft Lens ofte den mest effektive og bekvemme løsning på grund af dens optimering til dokumentfangst via kamera og direkte konvertering til Word-format. Din scanners software kan være bedre til billedscanning i høj opløsning eller hvis den har meget avanceret OCR.
Hvilket billedformat skal jeg gemme min scanning i?
For almindelige billeder er JPG et godt valg, da det giver god kvalitet med relativt små filstørrelser. For billeder med tekst, grafik eller skarpe linjer, eller hvis du har brug for gennemsigtighed, er PNG ofte bedre. GIF er ældre og bruges typisk til enkle grafikker eller animationer.
Afsluttende Bemærkninger
At få dine fysiske dokumenter og billeder ind i den digitale verden og gøre dem tilgængelige i Microsoft Word er en værdifuld færdighed. Uanset om du blot ønsker at indsætte et billede eller konvertere en hel side tekst til redigerbart indhold, findes der værktøjer og metoder, der kan hjælpe dig. Husk altid vigtigheden af en god scanning eller et klart foto og, når det gælder tekstkonvertering, nødvendigheden af grundig korrekturlæsning for at sikre nøjagtighed i dit endelige dokument.
Hvis du vil læse andre artikler, der ligner Sådan importerer du billeder fra scanner, kan du besøge kategorien Fotografering.